Erasmus + / Erasmus altında hareketlilik faaliyetlerinin yönetimi ve koordinasyonu Rektörlüğe bağlı Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Ofisi tarafından yürütülür. Ancak Uluslararası İliş koordinatörü ve Erasmus + Değişim Programı kapsamında Kurum Koordinatörü dışında her birim için akademik personel arasından belirlenmiş Fakülte-Bölüm/Birim koordinatörleri bulunmaktadır.
Bu faaliyetler kapsamında farklı seviyelerdeki koordinatörlerin görev ve sorumlulukları ana hatlarıyla aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Ofis Koordinatörü ve Erasmus, Kurum Koordinatörünün görevleri;
1. Erasmus + Erasmus Programının kurum genelinde ve birimler düzeyinde tanıtımı: toplantı, seminer, broşür vs.
2. Siirt Üniversitesi ile Ulusal Ajans arasındaki iletişimin sağlanması
3. İkili Anlaşmalar (Interinstitutional Agreements): Birimlerin talebi doğrultusunda prosedürlerin takibi, diğer uluslararası ofislerle yazışmalar, anlaşma formların doldurulmasında destek, imza sürecinin takibi, anlaşma asıllarının saklanması
4. İkili anlaşmaların kontenjanlarını ve potansiyel yararlanıcı (öğrenci/personel) sayılarını değerlendirilerek Ulusal Ajans teklif çağrılarına başvuru ve hibe talebinde bulunulması
5. Personel hareketliliği (ders verme/eğitim alma): planlama, koordinasyon, seçim ve hareketlilik faaliyetlerinin takibi
6. Öğrenci Hareketliliği (eğitim/staj): seçim takvimini belirlemek ve seçimlerin organizasyonu, öğrenci başvurularında destek, hareketlilik faaliyetlerinin takibi, Rektörlük tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, öğrenim anlaşmalarının birim koordinatörleri tarafından hazırlanmasının takibi
7. Hibeler: Hibe dağılımlarının yapılması, ödemelerin hesaplanması ve yararlanıcı ödeme yazılarının Strateji Geliştirme Dairesi başkanlığına iletilmesi
8. Gelen öğrenci/personel: Erasmus + kapsamında gelen değişim öğrencisi ve ziyaretçi öğretim elemanlarının başvuru ve hareketlilik süreçlerinin takibi
9. Yıllık hareketlilik faaliyetlerine yönelik ara ve final raporlarının Ulusal Ajans’a sunulması
10. Danışmanlık ve problem çözümlerinde destek,
FAKÜLTE/YÜKSEKOKUL KOORDİNATÖRLERİ
1. Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Ofisi ile fakülte/yüksekokul arasındaki koordinasyonun sağlıklı bir biçimde yürütülmesinin sağlanması
2. Bölüm koordinatörleri ve Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü ofisi arasında bilgi akışının sağlanması
3. Uluslarararası İlişkiler Koordinatörlüğü ofisinde Akademik Değişim Programları Erasmus+ Programının hareketlilik faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine birimi adına destek verilmesi
4. Yeni ikili anlaşmaların(IIA, General Memorandum of Understanding-Mou) yapılması ve bölüm koordinatörleri ile bölüm öğretim elemanlarının bu konuda teşvik edilmesi
5. Erasmus hareketlilik başvuruları için Koordinatörlük tarafından yapılan ilanların ve seçim sonuçlarının birimlerinde duyurulması
6. Alınacak derslerin seçilmesi ve Öğrenim Anlaşması formunun doldurulmasında gerekirse bölüm koordinatörüne destek olunması ya da doğrudan bu görevin üstlenilmesi
7. Bazı fakülte ve yüksekokullarda doğrudan bölüm koordinatörü görevinin üstlenilmesi
8. Hareketlilik faaliyetini tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma işlemlerinin yapılması ya da bölüm koordinatörüne destek olunması(Academic Recognition)
9. Gelen öğrencilerin akademik oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin hazırlanmasında destek olunması ya da doğrudan bu görevin üstlenilmesi
10. Gelen öğrenciler için gerektiğinde ders açılması işlemlerinin takip edilmesi
11. Gelen akademik personelin akademik ihtiyaçlarının karşılanması, ders verme süreçlerinin-programlarının yönetimi ve birimde misafir edilmesi
12. AKTS ve Diploma Eki gibi hareketliliğin sağlıklı yürütülmesine yönelik çalışmalar kapsamında yapılacak müfredat düzenlemelerine doğrudan katılım
BÖLÜM KOORDİNATÖRLERİ
1. Uluslarararası İlişkiler Koordinatörlüğü ofisinde Akademik Değişim Programı ERASMUS+ hareketlilik faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine bölümü adına destek verilmesi
2. Yeni ikili anlaşmaların(IIA) yapılması ve bölüm öğretim elemanlarının bu konuda teşvik edilmesi
3. Akademik Değişim Programları Erasmus+ Erasmus, Programının bölüm öğrenci ve öğretim elemanlarına tanıtılması, öğrencilerin yönlendirilmesi ve bilgi taleplerine mutlaka karşılık verilmesi
4. Akademik Değişim Programları Erasmus+ Erasmus, Programının hareketlilik başvuruları için Koordinatörlük tarafından yapılan ilanların ve seçim sonuçlarının bölümlerinde duyurulması
5. Akademik Değişim Programları Erasmus+ Erasmus, Programlı kapsamında Giden öğrencilerin başvuru süreçlerinin takibinde Koordinatörlüğe doğrudan destek olunması
6. Akademik Değişim Programları Erasmus+ Erasmus, Programının Öğrenciyle birlikte alınacak derslerin seçilmesi ve Öğrenim Anlaşması(Learning Agreement for studies and Trainesheep) formunun doldurulması
7. Hareketlilik faaliyetini tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma işlemlerinin yapılması
8. Hareketlilik faaliyeti sürerken, yurtdışındaki öğrencilerin akademik sıkıntıları olduğunda destek olunması
9. Gelen öğrencilerin akademik oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin hazırlanmasında destek olunması
10. Bölümdeki öğretim elemanlarının gelişmelerden haberdar edilmesi