Erasmus + / Erasmus altında
hareketlilik faaliyetlerinin yönetimi ve koordinasyonu Rektörlüğe bağlı
Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Ofisi tarafından yürütülür. Ancak
Uluslararası İlişkiler Koordinatörü ve Erasmus + Değişim Programı kapsamında
Kurum Koordinatörü dışında her birim için akademik personel arasından
belirlenmiş Fakülte-Bölüm/Birim koordinatörleri bulunmaktadır.
Bu faaliyetler kapsamında farklı
seviyelerdeki koordinatörlerin görev ve sorumlulukları ana hatlarıyla aşağıdaki
şekilde özetlenebilir:
ULUSLARARASI İLİŞKİLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ OFİS KOORDİNATÖRÜ VE ERASMUS,
KURUM KOORDİNATÖRÜNÜN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
1. Erasmus + Erasmus Programının
kurum genelinde ve birimler düzeyinde tanıtımı: toplantı, seminer, broşür vs.,
2. Siirt Üniversitesi ile Ulusal
Ajans arasındaki iletişimin sağlanması,
3. İkili Anlaşmalar
(Interinstitutional Agreements): Birimlerin talebi doğrultusunda prosedürlerin
takibi, diğer uluslararası ofislerle yazışmalar, anlaşma formların
doldurulmasında destek, imza sürecinin takibi, anlaşma asıllarının saklanması,
4. İkili anlaşmaların
kontenjanlarını ve potansiyel yararlanıcı (öğrenci/personel) sayılarını
değerlendirilerek Ulusal Ajans teklif çağrılarına başvuru ve hibe talebinde
bulunulması,
5. Personel hareketliliği (ders
verme/eğitim alma): planlama, koordinasyon, seçim ve hareketlilik
faaliyetlerinin takibi,
6. Öğrenci Hareketliliği
(eğitim/staj): seçim takvimini belirlemek ve seçimlerin organizasyonu, öğrenci
başvurularında destek, hareketlilik faaliyetlerinin takibi, Rektörlük
tarafından imzalanacak evrakların hazırlanması ve takibi, öğrenim
anlaşmalarının birim koordinatörleri tarafından hazırlanmasının takibi,
7. Hibeler: Hibe dağılımlarının
yapılması, ödemelerin hesaplanması ve yararlanıcı ödeme yazılarının Strateji
Geliştirme Dairesi başkanlığına iletilmesi,
8. Gelen öğrenci/personel:
Erasmus + kapsamında gelen değişim öğrencisi
ve ziyaretçi öğretim elemanlarının başvuru ve hareketlilik süreçlerinin takibi,
9. Yıllık hareketlilik
faaliyetlerine yönelik ara ve final raporlarının Ulusal Ajans’a sunulması,
10. Danışmanlık ve problem
çözümlerinde destek.
FAKÜLTE/YÜKSEKOKUL KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREV ve SORUMLULUKLARI:
1. Uluslararası İlişkiler
Koordinatörlüğü Ofisi ile Fakülte/Yüksekokul arasındaki koordinasyonun sağlıklı
bir biçimde yürütülmesinin sağlanması,
2. Bölüm koordinatörleri ve
Uluslararası İlişkiler Koordinatörlüğü Ofisi arasında bilgi akışının sağlanması,
3. Uluslarararası İlişkiler
Koordinatörlüğü ofisinde Akademik Değişim Programları Erasmus+ Programının
hareketlilik faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine birimi adına destek verilmesi,
4. Yeni ikili anlaşmaların (IIA,
General Memorandum of Understanding-Mou) yapılması ve bölüm koordinatörleri ile
bölüm öğretim elemanlarının bu konuda teşvik edilmesi,
5. Erasmus hareketlilik
başvuruları için Koordinatörlük tarafından yapılan ilanların ve seçim
sonuçlarının birimlerinde duyurulması,
6. Alınacak derslerin seçilmesi
ve Öğrenim Anlaşması formunun doldurulmasında gerekirse bölüm koordinatörüne
destek olunması ya da doğrudan bu görevin üstlenilmesi
7. Bazı Fakülte ve
Yüksekokullarda doğrudan bölüm koordinatörü görevinin üstlenilmesi,
8. Hareketlilik faaliyetini
tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma
işlemlerinin yapılması ya da bölüm koordinatörüne destek olunması (Academic
Recognition),
9. Gelen öğrencilerin akademik
oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin
hazırlanmasında destek olunması ya da doğrudan bu görevin üstlenilmesi,
10. Gelen öğrenciler için
gerektiğinde ders açılması işlemlerinin takip edilmesi,
11. Gelen akademik personelin
akademik ihtiyaçlarının karşılanması, ders verme süreçlerinin-programlarının
yönetimi ve birimde misafir edilmesi,
12. AKTS ve Diploma Eki gibi
hareketliliğin sağlıklı yürütülmesine yönelik çalışmalar kapsamında yapılacak
müfredat düzenlemelerine doğrudan katılım.
BÖLÜM KOORDİNATÖRLERİNİN GÖREV VE SORUMLULUKLARI:
1. Uluslarararası İlişkiler
Koordinatörlüğü Ofisinde Akademik Değişim Programı ERASMUS+ hareketlilik
faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine bölümü adına destek verilmesi,
2. Yeni ikili anlaşmaların (IIA)
yapılması ve bölüm öğretim elemanlarının bu konuda teşvik edilmesi,
3. Akademik Değişim Programları
Erasmus+ Erasmus, Programının bölüm öğrenci ve öğretim elemanlarına
tanıtılması, öğrencilerin yönlendirilmesi ve bilgi taleplerine mutlaka karşılık
verilmesi,
4. Akademik Değişim Programları
Erasmus+ Erasmus, Programının hareketlilik başvuruları için Koordinatörlük
tarafından yapılan ilanların ve seçim sonuçlarının bölümlerinde duyurulması
5. Akademik Değişim Programları
Erasmus+ Erasmus, Programlı kapsamında
Giden öğrencilerin başvuru süreçlerinin takibinde Koordinatörlüğe doğrudan
destek olunması,
6. Akademik Değişim Programları
Erasmus+ Erasmus, Programının Öğrenciyle
birlikte alınacak derslerin seçilmesi ve Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement
for studies and Trainesheep) formunun doldurulması,
7. Hareketlilik faaliyetini
tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma
işlemlerinin yapılması,
8. Hareketlilik faaliyeti
sürerken, yurtdışındaki öğrencilerin akademik sıkıntıları olduğunda destek
olunması,
9. Gelen öğrencilerin akademik
oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin
hazırlanmasında destek olunması,
10. Bölümdeki öğretim
elemanlarının gelişmelerden haberdar edilmesi.